La Justicia Digital, medidas para el acceso tecnológico al sistema judicial

Una de las incógnitas más grandes que hemos tenido los colombianos con todo lo sucedido a raíz de la pandemia del COVID-19, recae sobre uno de los pilares fundamentales de nuestro modelo de Estado, que representa aquel contrato social común que tenemos y materializa o protege nuestros derechos, el acceso a la justicia.

Ante esto, el Consejo Superior de la Judicatura, mediante el acuerdo 11567 de 2020, decidió que la suspensión de términos decretada por el gobierno nacional iría hasta el día 30 de junio de 2020, y a partir del 1 de julio del presente año, se reanudaría el actuar cotidiano de la justicia en Colombia. En este texto, Scola Abogados presenta las novedades del decreto 806 de 2020 (el “Decreto”) expedido por el Ministerio de Justicia y del Derecho, y el Acuerdo 11567 (el “Acuerdo”) del Consejo Superior de la Judicatura, para poder comprender cómo funcionará la justicia, desde la perspectiva del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones dentro de la actividad judicial.

El Decreto se extiende no solamente a juzgados de las diferentes jurisdicciones (Ordinaria, de lo Contencioso Administrativo, Constitucional) sino también a las jurisdicciones especiales (Penal Militar, JEP) a las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, y a los Centros de Arbitraje y Conciliación.

Uso de tecnologías

El Decreto y el Acuerdo comprenden por el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, cualquier medio idóneo de comunicación entre autoridad y sujetos involucrados en la actividad judicial. Esto comprende canales de comunicación electrónica como correo electrónico, aplicaciones y programas para comunicación virtual para reuniones a través de internet o telefónicamente, y el uso de páginas web y sistemas oficiales para la comunicación, consulta y publicación de documentos judiciales relevantes, garantizando la publicidad, el derecho de contradicción y el debido proceso, incluyendo la realización de audiencias, diligencias y actuaciones.

Sin embargo, el Decreto se adapta a la realidad del País, en la cual una pluralidad de sujetos no tiene el acceso a los diferentes medios mencionados. Por ello, se da un enfoque en la actividad al desarrollo de criterios de accesibilidad y ajuste necesario para garantizar el derecho a la administración de justicia, ordenando a las autoridades municipales y departamentales, dentro de sus capacidades, a proporcionar y facilitar el acceso a la población. De igual manera por lo cual se establece que se deberá prestar el servicio igualmente de forma presencial en caso de ser necesario para garantizar el derecho, cumpliendo con las obligaciones sanitarias durante la prestación.

Deberes de los sujetos procesales

Los juzgados y las diferentes autoridades deberán dar a conocer mediante su página web, los canales oficiales mediante los cuales prestarán sus servicios, y los medios electrónicos empleados en su actividad. Las personas tienen el deber de asistir a audiencias y diligencias, y realizar sus actuaciones procesales, para lo cual deben suministrar a la autoridad y demás involucrados los canales de comunicación digitales que utilizarán durante el proceso, en los cuales recibirán notificaciones y desde los cuales enviarán y recibirán copias de memoriales y actuaciones realizadas a sus contrapartes, siempre con una copia de los mensajes oficiales enviados a la autoridad.

Ante un cambio de dirección o medio electrónico de notificación, debe informarse inmediatamente al juzgado y a los otros sujetos, so pena de mantener validez la dirección anterior de notificación con sus respectivas consecuencias.

Expedientes, poderes y memoriales

Para la consulta de los expedientes de manera digital ante la imposibilidad o dificultad de consulta presencial, la autoridad judicial trabajará con los sujetos con el fin de poder proporcionar las piezas procesales que se encuentren en su poder y digitalizarlas para consulta colectiva. Se podrán utilizar diferentes herramientas tecnológicas para conseguir este fin.

Los poderes especiales para actuaciones judiciales se presumirán auténticos, y no requerirán presentación personal, ni firma digital o manuscrita. Se podrán conferir mediante mensajes de datos, y deberán incluir la dirección de correo del apoderado, que debe coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados. Los poderes deben ser remitidos, en caso de personas jurídicas, desde la dirección de correo inscrita en el registro mercantil.

En memoriales, como demandas y contestaciones, se debe incluir el canal digital de notificación de las partes y sus apoderados o representantes, de testigos, peritos y terceros citados al proceso, so pena de inadmisión. Deberá enviarse por medio electrónico todos los anexos nombrados en la demanda. La demanda se enviará por mensaje de datos junto con los anexos a las direcciones que se dispongan para reparto por parte del Consejo Superior de la Judicatura, o a la dirección oficial de la autoridad competente de conocer el caso. No es necesario acompañar copias físicas ni electrónicas de la demanda para archivo o traslado.

En todas las jurisdicciones y casos aplicables (autoridades con función y centros de arbitraje), salvo cuando se soliciten medias cautelares o se desconozca la dirección de notificación de algún demandado, se enviará copia de la demanda y sus anexos al demandado. Esto también aplica a escritos de subsanación, y en ambos casos debe acreditarse el envío so pena de inadmisión de la demanda. Si no se conoce la dirección digital de notificación, se puede acreditar con envío físico al demandado de la demanda y sus anexos. Todos los documentos deben, de ser posible, ser enviados en formato PDF.

Notificaciones

La notificación personal, cuando se haya enviado la copia de la demanda y anexos al demandado, se surtirá con el envío del auto admisorio al demandado. La notificación de otras providencias se surtirá de la misma manera, mediante el envío de copia de la providencia notificada a la dirección oficial de notificación.

Los sujetos afirman bajo gravedad de juramento que la dirección de notificación es la oficial, al igual de informar cómo la obtuvieron, allegando las evidencias correspondientes. La notificación se entiende surtida transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje, y los términos corren a partir del día siguiente a la notificación. Ante discrepancias con la manera de surtir la notificación, se podrá solicitar nulidad de lo actuado bajo juramento de no conocer la providencia. No es obligatorio el uso de confirmación de recibo de correos electrónicos o mensajes de datos.

Lo anterior aplica a todas las actuaciones, en todos los procesos y en actuaciones extraprocesales. El juez puede solicitar información de direcciones electrónicas a Cámaras de Comercio, Superintendencias y otras entidades.

Los emplazamientos se harán únicamente mediante el registro nacional de personas emplazadas, sin requerir publicación en medio escrito.

Audiencias

Las audiencias podrán realizarse por cualquier medio electrónico o telefónico que los sujetos y autoridades judiciales tengan a su disposición. Podrá haber comunicaciones del despacho con autorización del titular con el fin de informar a los sujetos sobre los medios a utilizarse en audiencia.

Estados, Traslados, Comunicaciones y Oficios

Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente en la página de web de la Rama y demás canales oficiales de los juzgados, sin necesidad de impresión, y deberán incluir la providencia que se está notificando. Las providencias que traten de medidas cautelares no serán publicadas, ni las que tengan reserva legal.

Los traslados se cumplen de la misma manera, y estos, junto con los estados, se conservan en línea para consulta permanente de cualquier interesado. Si una parte envía un escrito del cual deba correrse traslado, la parte podrá enviar copia de este a quien corresponda, con lo que se prescinde del traslado de secretaría, y se entenderá realizado a los dos días hábiles del envío del mensaje, con el término corriendo a partir del día siguiente. Todas las comunicaciones se surtirán por medio electrónico disponible, las comunicaciones se presumen auténticas siempre que provengan de mensaje de datos del correo oficial de la autoridad judicial.

Apelaciones Civiles y Laborales

Apelación Civil: En el término de ejecutoria del auto que admite la apelación, las partes podrán solicitar práctica de pruebas en los casos del artículo 327 del CGP, el juez se pronunciará en un término de 5 días. El recurso tendrá 5 días de término para sustentación a partir de ejecutoriado el auto que admite recurso o niega solicitud de prueba, y habrá 5 días de traslado a la contraparte. Vencido este término, se resolverá la apelación mediante sentencia que se notificará por estado. El recurso debe sustentarse so pena de declararse desierto. Las pruebas decretadas se practican en audiencia, en la cual se escucharán alegatos y se dictará sentencia.

Apelación Laboral: Ejecutoriado el auto que admite la apelación, si no se decretan pruebas, habrá traslado de 5 días a cada parte para alegar por escrito, iniciando con el apelante. Surtidos los traslados se proferirá sentencia escrita. Si se decretan pruebas, éstas se practican en audiencia, donde se oirán alegatos de las partes y se resolverá el recurso, en términos del art 83 del CPT. El término de traslado es igual cuando se trate de una apelación de un auto, teniendo igualmente 5 días por parte para alegar por escrito.