Empresas vigiladas por la superintendencia de sociedades

La vigilancia ejercida por la Superintendencia de Sociedades respecto de algunas empresas consiste en una fiscalización de carácter permanente por medio de la cual, esta entidad, ejerce facultades de mayor alcance que las de inspección. En ese sentido, busca que esas sociedades en su formación y funcionamiento se ajusten a la ley y a los estatutos.

El capítulo 1 del título 2 del libro 3 del Decreto 074 de 2015 dispone que, quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que, a 31 de diciembre de 2006, o al cierre de los ejercicios posteriores, registren: (i) un total de activos superior a 30.000 SMLMV o, (ii) ingresos totales superiores a 30.000 SMLMV.

Los salarios mínimos legales mensuales se liquidarán con el valor vigente al 1° de enero siguiente a la fecha de corte del correspondiente ejercicio.

La vigilancia iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. Cuando los montos señalados se reduzcan por debajo del umbral señalado, la vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel en que la disminución se registre.

Ahora bien, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio y de lo dispuesto en la Circular Externa No. 201-000005 de 2018, las empresas sometidas a vigilancia de la Superintendencia de Sociedades deberán enviar a esta entidad copia de los balances de fin de ejercicio con el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, y en todo caso del cortado en 31 de diciembre de cada año, elaborados conforme a la ley, certificados y dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, diligenciados en miles de pesos y dentro del plazo otorgado.

La Superintendencia hará las observaciones del caso cuando el balance no se ajuste a las prescripciones sobre la materia.

Además de lo anterior, se deberán presentar los siguientes documentos adicionales:

a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este deberá ser suscrito, además, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 de la misma ley.

La certificación deberá contener el número del documento de identificación, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, y la indicación del número de la tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c. El dictamen del revisor fiscal.

d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contentan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato PDF.

Los estados financieros de fin de ejercicio únicamente se entenderán recibidos cuando también se hubieren presentado los documentos adicionales relacionados anteriormente, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

Por otro lado, las sociedades sometidas a vigilancia están en la obligación de solicitar autorización a la Superintendencia de Sociedades para solemnizar reformas estatutarias como las de fusión y escisión.

Adicionalmente, las sociedades sometidas a vigilancia por parte de la Superintendencia de Sociedades tendrán la obligación de pagar una tarifa que será calculada por dicha entidad sobre el monto de los activos totales que registren las sociedades a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, o que figuren en el último balance general con corte a 31 de diciembre, que repose en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, sin perjuicio de la reliquidación de la contribución, una vez recibidos los estados financieros correspondientes a la vigencia anterior.

El pago de esta contribución tiene su fundamento jurídico en el artículo 44 de la Ley 1429 de 2010, que dispone lo siguiente:

“Artículo 44. El artículo 121 de la Ley 1116 de 2006” quedará así:

“Artículo 121. Contribuciones. Los recursos necesarios para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión que requiera la Superintendencia de Sociedades provendrán de la contribución a cargo de las Sociedades sometidas a su vigilancia o control, así como de las tasas de que trata el presente artículo”.

Anualmente, la Superintendencia de Sociedades, a través de la expedición de una resolución, fijará la tarifa a pagar por las sociedades sometidas a vigilancia.

Por último, es importante tener en cuenta que, el representante legal de la sociedad debe informar a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del hecho que configura la causal de vigilancia (parágrafo 2º del artículo 2.2.2.1.1.2. del Decreto 1074 de 2015).

En caso de omitir con la obligación de informar oportunamente, la Superintendencia tiene la facultad de imponer sanciones en los casos en que las sociedades mercantiles, incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos, consistentes en multas hasta por doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes (Art. 86 numeral 3 de Ley 222 de 1995, artículo 34 Ley 1474 de 2011).