I. Aproximaciones iniciales
El término por el cual están obligados los empleadores a conservar los documentos que componen la historia laboral ha sido objeto de diferentes discusiones. Para resolver el tema, algunos realizaban analogía con la ley comercial, la cual estipula que los libros de los comerciantes deberán ser conservados cuando menos por diez años1.
Otros hacían referencia a prescripción trienal en material laboral, que encuentra como problema inmediato la imprescriptibilidad de las pensiones. Finalmente, existía quienes tomaba como referencia lo estipulado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13) el cual indica que “el empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa”.
No obstante, esta disposición hace referencia expresamente a documentos relacionados con el SGSST, al punto de indicar en su apartado final que “(…) para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa”.
Como se evidencia, ninguno de los escenarios anteriores contemplaba a ciencia cierta cuál era el término que debía almacenar el empleador los documentos relacionados a la relación laboral con sus trabajadores. Si bien existen documentos que en la práctica podrán ser requeridos a entidades externas (piénsese por ejemplo en los Fondos de Pensiones y Cesantías en lo relativo a aportes por estos conceptos) lo cierto es que el empleador debería conocer de primera mano todo lo, por ejemplo, le pagó a su trabajador, los procesos disciplinarios que adelantó, los ascensos que este tuvo, entre otros.
[1] Artículo 60 del Código de Comercio y artículo 28 de la ley 962 de 2005.
II. Pronunciamientos de la Corte Constitucional y la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia
En sentencia T-470 de 2019, la Corte Constitucional se pronunció sobre el deber de conservación de la historia laboral al estudiar una acción de tutela interpuesta por un ciudadano en contra de la UGPP en la que solicitaba el reconocimiento de una pensión de jubilación. Uno de sus exempleadores argumentaba que su deber de guardar información laboral era de 10 años (haciendo uso de la analogía de la ley comercial explicada anterior), lo anterior implicaba, precisamente la discusión respecto al tiempo prestado por el accionante como requisito para la pensión. Para resolver el caso, la Corte recordó el deber previsto en el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (relativo a la obligación especial de entregar al trabajador que lo solicite a la terminación del contrato una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado), así como lo estipulado en el artículo 264 del estatuto del trabajo respecto a los archivos de las empresas2.
[2] El mencionado artículo del CST estipula: “1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. 2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva”.
En concordancia con lo anterior, la Corte Constitucional indicó que, si bien no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los empleados, “una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales supone que el deber del empleador es de carácter indefinido”.
Ello, en términos del tribunal constitucional, debido a que resulta desproporcionado trasladar al trabajador la omisión del legislador, impidiéndole el disfrute de otros de sus derechos fundamentales. En esta sentencia de tutela, la Corte finalizó recordándonos que la obligación del empleador de conservar los soportes de la relación laboral “debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida3”.
[3] Corte Constitucional, Sentencia T-926 de 2013 M.P Mauricio González Cuervo.
Recientemente, la postura de la Corte Constitucional fue reiterada por la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia quien mediante AL 1198 de 20224 hizo referencia a un proceso en el que previamente había casado un fallo emitido por la Sala Laboral del Tribunal Superior de Cundinamarca y había ordenado, para un mejor proveer, que la empresa demandada aportara una documentación relativa a la relación laboral de los demandantes.
La empresa respondió parcialmente el requerimiento de la Corte indicando que si bien contaba con la información de los años 2011 a 2021, no ocurría lo mismo respecto a años anteriores «en razón a que la compañía atravesó por una migración y/o cambio de sistemas de información de nómina».
Aunque en principio pareciera una razón válida e inclusive por la cual podrían atravesar distintas empresas en el país, la Sala Laboral consideró de manera contundente que la justificación dada por la empresa no era suficiente y en tal sentido debía entregar la información.
El máximo tribunal de la jurisdicción ordinaria laboral recordó la obligación de los empleadores de conservar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida, “asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular” (Sentencia T-470-2019)
[4] Radicación No. 50632 M.P Iván Mauricio Lenis Gómez.
III. Conclusiones: el deber de conservar la información de la historia laboral es indefinido
En la providencia de febrero de este año la Sala Laboral Corte Suprema de Justicia indicando en el caso concreto que, si por circunstancia comprobada de fuerza mayor fuese imposible recaudar la documentación requerida, la sociedad debe agotar todos sus esfuerzos para obtener la información solicitada y, de ser necesario, debe proceder a reconstruirla.
De conformidad con lo anterior, tenemos que la jurisprudencia tanto constitucional como de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia dejan resuelta la discusión, por lo menos en teoría, respecto al término de conservación de los documentos que componen la historia laboral. Sin embargo, la realidad empresarial puede presentar casos como el descrito en el que una transición en el sistema de nómina dificulte la custodia de toda la información. El llamado es entonces para que tanto empresas como trabajadores realicen esfuerzos conjuntos para conservar información de la relación que de buena fe ejecutaron.
Autor: Carlos Alberto Camargo Mejía.
Contacto: ccamargo@scolalegal.com , info@scolalegal.com
Fecha de publicación: abril 20 de 2022.
