Imagen Blog Notas desde el escritorio

Asambleas de accionistas en la coyuntura actual de salud pública

Imagen Encabezado Blog Notas Desde el Escritorio

 
 

A lo largo del tiempo transcurrido de este año, el COVID-19 (Coronavirus) ha llevado a Colombia a un estado de emergencia sanitaria y de salud pública.

En virtud de esto, una de las directivas más relevantes que han tomado entidades públicas y privadas por igual, es la cancelación de eventos masivos y accesos a lugares de uso común y múltiple. Sin embargo, por el momento del año, hay un tipo de evento particular, obligatorio por ley en diferentes tipos de sociedades, que se ve afectado principalmente por la medida mencionada: Las reuniones de asambleas generales de accionistas o junta de socios, que deben realizarse anualmente, en virtud del artículo 422 del Código de Comercio, en los tres meses siguientes al final de cada ejercicio.

Por demás, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto Ley 019 de 2012 contemplan que puede haber reunión por cualquier medio, siempre que mediante éste todos los accionistas puedan deliberar y decidir mediante comunicaciones simultaneas o sucesivas, sobre los asuntos que son parte de la agenda y competencia de decisión de las juntas y Asambleas.

Esto mismo aplica para reuniones de junta directiva.

Ante dicha situación, el Presidente de la República, en uso de facultades extraordinarias, expidió el día viernes 13 de marzo de 2020 el Decreto Reglamentario 398 de 2020, el cual dicta las reglas para la realización de reuniones no presenciales de juntas directivas, juntas de socios y asambleas generales de accionistas. Dicha reglamentación contempla tres puntos relevantes.

1. Convocatoria

El Decreto mencionado se pronuncia sobre la convocatoria, estableciendo que las asambleas generales de accionistas, juntas de socios y reuniones de junta directiva, en virtud de las disposiciones previamente mencionadas que permiten la reunión de manera virtual, se podrá convocar expresando en la convocatoria los medios electrónicos mediante los cuales se realizará la reunión (tipo de plataforma, si habrá sede física de reunión para quienes decidan asistir físicamente, cuáles medios autorizados hay, formas de acceso a los medios y a las reuniones, si habrá uso de más de un medio de comunicación).

Del mismo modo, en caso de haberse ya realizado la convocatoria, habrá la posibilidad de hasta con un día de antelación a la fecha de la reunión, de enviar un alcance a la convocatoria original, el cual exprese que la reunión se realizará virtualmente, e incluya todos los datos anteriormente mencionados.

2. Quorum

En materia de quorum, el Decreto aclaró la duda general existente frente a las disposiciones del artículo 19 de la Ley 222 de 1995 modificado por el Decreto Ley 019 de 2012, según las cuales se podía interpretar que el quorum tenía que ser universal para poder llevar a cabo la reunión. Esta interpretación es, sin embargo, incorrecta, ya que el artículo mencionado refiere, al expresar que todos los socios puedan deliberar, a la posibilidad de asistencia de todos a la reunión.

En ese sentido, el Decreto expresa que las normas regulares de quorum que rigen las asambleas y reuniones, tanto de naturaleza legal como estatutaria en las distintas sociedades, se mantienen, por lo cual, para las asambleas virtuales, se requerirá contar con la presencia del quorum obligatorio para poder abrir y celebrar la reunión, y del quorum que esté establecido para la toma de cada una de las decisiones a la hora de llevar a cabo la votación.

Frente a la verificación de asistencia, la normatividad expresa que la verificación de la identidad de los presentes se puede llevar a cabo por cualquier medio idóneo, y será labor del representante legal verificar la identidad de los asociados y sus apoderados o representantes, de los poderes o documentos que acrediten dicha calidad, y de la asistencia permanente de los miembros a la reunión, teniendo en cuenta las dificultades de conectividad a la hora de determinar sanciones por ausentarse en media reunión y tomando las medidas adecuadas para ello.

Todo lo anterior deberá registrarse en el acta de reunión, a la cual le aplican los mismos requisitos que a las actas de reuniones presenciales, con las adiciones relevantes sobre los puntos referidos a la virtualidad.

3. Votación

Para efectos de votación y toma de decisiones, el Decreto dejó abierta la posibilidad de cada sociedad de seleccionar sus métodos de votación, desde votaciones mediante aplicaciones u otros medios digitales, hasta simples expresiones de voluntad mediante llamada telefónica, contando siempre con el quorum adecuado para cada votación.

Es responsabilidad del representante legal acreditar, contar y de manera transparente plasmar en el acta los resultados y números de quorum y cantidad de votos en cada decisión en el acta de reunión junto con los procedimientos establecidos para ello, para lo cual se recomienda utilizar medios y aplicaciones electrónicas en los cuales la votación pueda quedar plasmada directamente, con el fin de evitar reclamaciones posteriores y exposiciones de responsabilidad por inconsistencias en el procedimiento.

Sin embargo, de no ser así, el trabajo del representante legal será rectificar con los presentes cada resultado antes de plasmarlo en el acta. Lo anterior con el fin de que sea oponible a los accionistas y a terceros en los términos que expresa la ley frente a las decisiones sociales.

Desde Scola Abogados, estamos orgullosos de compartir con nuestros clientes, aliados y otros lectores esta información, con el fin de facilitar a todos el desarrollo de sus actividades.

Contáctenos en caso de tener cualquier duda, requerimiento de mayor información o asesoría que puedan requerir en este y otros temas, lo cual será un honor para nosotros poderles prestar en lo mejor de nuestras capacidades.


Imagen Pie de página Blog Notas Desde el Escritorio

Descargar documento

Autor: Juan Francisco Pineda.
Contacto: [email protected] , [email protected]
Fecha de publicación: Marzo 18 del 2020.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Flecha subir al inicio de la página