La nómina electrónica, una iniciativa de la DIAN

Durante el mes de diciembre la DIAN sacó un proyecto de resolución sobre la nómina electrónica, sin embargo, este documento ha generado múltiples inquietudes entre las empresas, las cuales se preguntan:

¿de qué se trata la nómina electrónica y que implicaciones puede tener en materia laboral?

Con la entrada de la factura electrónica, se introdujo dentro del estatuto tributario la obligación de incluir dentro del sistema de facturación electrónica, la compra y venta de bienes y servicios; así como a otras operaciones tales como pagos de nómina, exportaciones, importaciones y los pagos a favor de responsables del IVA.

Como consecuencia de lo anterior, este proyecto de resolución es la respuesta de la DIAN a la necesidad de incluir los pagos laborales en el sistema de la factura electrónica, no obstante, esta entidad a la fecha no ha ratificado la resolución propuesta y por el momento es un proyecto que se encuentra en proceso de recepción de comentarios y sugerencias, razón por la cual, las precisiones que indicaremos a continuación estarán sujetas a la ratificación que haga de manera definitiva la Dirección de Impuestos y Aduanes Nacionales sobre este asunto.

¿Qué entidades están obligadas a aplicar la nómina electrónica?

Según lo dispuesto en el proyecto de resolución, estarán obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina aquellos contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuenta que se deriven de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a los pensionados que requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta y complementario.

¿Cuál es la obligación de las empresas frente a la nómina electrónica?

las empresas estarán obligadas a generar el soporte de pago de nómina electrónica para la transmisión y validación por parte de la DIAN, en los plazos dispuestos por esa entidad.

¿Qué es el soporte de nómina electrónica?

El soporte de pago de nómina es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA, cuando sea el caso, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria; está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos y el valor total de la diferencia entre estos.

Este documento de soporte de pago de nómina debe generarse mensualmente, acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos y el valor total diferencial respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

¿Cuáles son los plazos para la habilitación y transmisión del soporte de nómina electrónica?

▲ Cuando se trate de una empresa de hasta 3 empleados, la habilitación en el sistema inicia el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión a la DIAN el día 31 de julio de 2021.

▲ Cuando se trata de una empresa de 4 hasta a 10 empleados, la habilitación en el sistema inicia el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión a la DIAN el día 30 de junio de 2021.

▲ Cuando se trate de una empresa de 11 hasta 250 empleados, la habilitación en el sistema inicia el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión a la DIAN el día 31 de mayo de 2021.

▲ Cuando se trate de una empresa de más de 250 empleados, la habilitación en el sistema inicia el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión a la DIAN el día 30 de abril de 2021.

▲ Si se trata de una entidad del estado del orden nacional o territorial, la habilitación en el sistema inicia el 31 de marzo de 2021 y fecha máxima para iniciar transmisión a la DIAN el día 30 de junio de 2021.

¿Qué implicaciones en materia laboral tiene la inclusión de la nómina electrónica?

De momento, observamos que la resolución y su anexo técnico no traen consigo cambios en normas sustanciales de materia laboral o de seguridad social, el soporte del documento de pago de nómina electrónica se genera únicamente para efectos tributarios, el cual será integrado a los reportes de la DIAN, quienes darán su aprobación para imputar la deducción fiscal correspondiente o validar la retención efectuada en la relación laboral, legal o reglamentaria.

Recomendaciones Finales.

Teniendo en cuenta lo anterior, sugerimos que el área de recursos humanos de las empresas obligadas a efectuar la implementación de la nómina electrónica, deberán continuar generando la liquidación mensual con los pagos realizados en el marco de la relación laboral, los cuales deberán ser validados junto con el departamento de contabilidad, a través del procedimiento y las herramientas dispuestas para ello por parte de la DIAN.

No obstante, recordamos la importancia de que la liquidación mensual de los pagos se realice conforme a las normas en seguridad social y tenga completa coherencia con la contabilidad de la compañía, pues es altamente probable que este insumo sea conocido por la UGPP, quien fiscalizará los elementos que componen el soporte de nómina electrónica.