Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas

La nueva normalidad en las que nos encontramos con ocasión de la pandemia generada por el virus COVID-19, ha generado que, en forma prevalente, tanto ciudadanos como la Administración Pública hagan uso de los medios electrónicos para adelantar todas sus actuaciones y procedimientos, lo que ha enfocado la atención sobre este tema.

Aquí, es importante recordar que los medios electrónicos en los procedimientos administrativos no son una “nueva” creación del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo adoptado con la Ley 1437 de 2011, ni tampoco del Decreto Legislativo 491 de 2020, emitido con ocasión del estado de excepción que regía en ese momento.

Los medios electrónicos ya se encontraban expresamente implementados en Colombia y con validez en las actuaciones ante la Administración desde la Ley 527 de 1999, conocida como la Ley de Comercio Electrónico; en ella, su artículo 12 dispuso que “En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.”

No obstante lo anterior, y sin desconocer el avance que en los últimos años las autoridades públicas han tenido sobre el uso y tratamiento de documentos en mensaje de datos, es válida la reflexión de que tuvimos que entrar en una situación como la presente, para que en forma masiva y generalizada, se le diera validez real a esta clase de información.

Conviene entonces, destacar las reglas principales, incluidas aquellas propias de la actual emergencia sanitaria y que permanecerán -por ahora- hasta el 31 de agosto de 2020, a tener en cuenta al utilizar medios electrónicos en los procedimientos administrativos:

1. Es obligatorio para los ciudadanos y administrados, reportar a las entidades públicas una dirección para ser notificados por correo electrónico de las decisiones; esto aplica tanto al iniciarse un procedimiento o cuando el particular interviene por primera vez en este, así como para todas aquellas actuaciones que están en curso. En consecuencia, si una persona esta siendo objeto de una actuación administrativa, debe informar a la entidad competente su dirección electrónica para notificaciones o comunicaciones (vigente durante la emergencia sanitaria).
2. Todas las notificaciones o comunicaciones de actos administrativos se deben realizar por correo electrónico; en caso de no poder realizarse se adelantará el procedimiento de notificación ordinario (citación para notificación personal y aviso de notificación, de ser el caso).(vigente durante la emergencia sanitaria).
3. La notificación de los actos se surte a partir de la fecha y hora en que se compruebe que se accedió al contenido del acto administrativo, circunstancia que debe certificar la entidad a través de los medios técnicos e idóneos que tenga a disposición. No basta entonces con el envío del mensaje de notificación, ni siquiera el recibo del mismo en el buzón de correo del destinatario, sino constatar que se haya efectivamente leído el contenido del mensaje y por ende accedido a su información.
4. La regla general, por fuera del escenario de la emergencia sanitaria, y aún para los casos en que el particular no haya suministrado la dirección de correo electrónico, es que la notificación en forma electrónica sólo procede con la autorización expresa del interesado.
5. En caso de estar corriendo un término para una actuación dentro de un procedimiento, esta se entiende hecha si es efectuada por correo electrónico o por otro medio electrónico hasta antes de las doce de la noche, con independencia de que la entidad, de acuerdo a su sistema de gestión documental, le otorgue radicación del día hábil siguiente.
6. Los actos administrativos tienen validez y efectos con firmas escaneadas, no se requiere contar de firma digital. (vigente durante la emergencia sanitaria).
7. El mensaje de datos emitido por la autoridad pública para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción.
8. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad pública, y ello impida a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.
9. Todas las autoridades deben contar con mecanismos de recepción de peticiones en forma electrónica o de mensaje de datos, sea habilitando un correo electrónico, ventanillas o sistemas de atención de peticiones, quejas y reclamos; en cualquier caso, están obligadas a darles respuesta de fondo en los términos de Ley.