Aspectos para tener en cuenta en el proceso de cobro por omisión de aportes ante Colpensiones

¿Ha recibido en los últimos días una comunicación de parte de Colpensiones en donde invita a su empresa a iniciar el proceso de depuración de las deudas reales y presuntas por omisión en el pago de aportes? En este artículo hacemos una aproximación a este engorroso trámite y establecemos algunos consejos prácticos a tener en cuenta.

En términos generales el proceso que adelanta Colpensiones se desarrolla en tres etapas: i. Determinación de la Obligación, ii. Cobro Persuasivo y iii. Cobro Coactivo Administrativo. Veamos:

La determinación de la obligación es una actuación administrativa, en virtud de la cual Colpensiones determina la existencia de obligaciones adeudadas por concepto de bonos pensionales, cálculos actuariales, cuotas partes pensionales, devolución de aportes de la Ley 549 de 1999 y títulos pensionales. La determinación de la deuda puede originarse por la omisión en el pago de aportes pensionales de afiliados a Colpensiones, errores en la información declarada o por omisión en el reporte de novedades de retiro que impiden establecer la terminación de la relación laboral. En ese sentido existen distintos tipos de deuda presunta por omisión, que Colpensiones clasifica de la siguiente manera:

1. Omisión por retiros retroactivos: Tiene lugar cuando las empresas no reportan la novedad de retiro de los trabajadores
2. Omisión por error a un Fondo: Se genera por ciclos que debía pagar a COLPENSIONES pero fueron cotizados a un Fondo Privado.
3. Omisión-medios magnéticos o pagos sin detalles: Desde el año 1995 hasta 2007 las empresas realizaban la autoliquidación de aportes a través de los operadores PILA, lo cual debía hacerse a través de planillas físicas. Es por esto, que la mayoría de los requerimientos se hacen por los mencionados períodos, en cuanto no hay registro de pagos por aportes.

En este momento procesal la Entidad requerirá al deudor para que cancele la obligación adeudada conforme a lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto 2633 de 1994. Así las cosas, el deudor podrá manifestar objeción dentro de los 15 días siguientes al requerimiento. Por lo tanto, si el deudor no cancela la obligación ni manifiesta la objeción, o ésta fue resuelta de forma negativa, se procederá a expedir la liquidación certificada de deuda.

La liquidación certificada de deuda es un acto administrativo que contiene una obligación clara, expresa y exigible a favor de la Entidad, cuyo fundamento normativo se encuentra en el artículo 99 del CPACA en concordancia con el artículo 24 de la Ley 100 de 1994 según el cual:

“Corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regímenes adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. Para tal efecto, la liquidación mediante la cual la administradora determine el valor adeudado prestará mérito ejecutivo.”

La liquidación certificada de deuda debe ser notificada personalmente, de conformidad con el artículo 68 del CPACA, y en caso de no comparecer dentro del término de cinco (5) días hábiles contados desde el recibo de la citación personal, se procederá a efectuar la notificación por correo, cuando no se logra la notificación personal. En este punto se recomienda a las compañías aportantes revisar con detalle la dirección de notificación electrónica y física para verificar que la citación se haga en debida forma.

En contra de la liquidación certificada de deuda procede únicamente el recurso de reposición, que debe interponerse dentro de los diez días siguientes a la notificación del acto administrativo, con el fin de aclarar, modificar o revocar el mismo. En el recurso se podrán solicitar y aportar pruebas que se pretenden hacer valer. En este punto es recomendable aportar soportes de las novedades de retiro y pruebas suficientes que garanticen la veracidad de la marcación en el portal web de la Entidad.

Colpensiones resuelve el recurso de reposición, mediante un nuevo acto administrativo, en virtud del cual podrá aclarar, modificar o revocar el acto administrativo de liquidación de certificación de deuda. Contra la Resolución no procede recurso alguno en la vía gubernativa, lo que implica que se podrá acudir a la jurisdicción contenciosa administrativa mediante el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho, dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación del acto administrativo, so pena de surtir el fenómeno de la caducidad del medio de control.

En firme el acto administrativo de liquidación certificada de deuda, Colpensiones procede a abrir la etapa del cobro persuasivo, que consiste en obtener el pago total de forma voluntaria de las obligaciones adeudadas (capital e intereses). Esto en cumplimiento de la Resolución 2082 de 2016 emitida por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP), mediante la cual estableció los estándares de cobro que debe cumplir Colpensiones.

En la práctica Colpensiones envía al destinatario un requerimiento para que en el término de cinco (5) días posteriores al recibo de la comunicación cancele la deuda por concepto de aportes pensionales. Este término puede ser susceptible de ampliación siempre que el deudor solicite un término adicional para depurar la deuda en la página web de la entidad.

La no atención del requerimiento del pago voluntario y/o depuración faculta a la entidad a iniciar acciones de cobro coactivo con el decreto de medidas cautelares, tales como el embargo de los bienes muebles e inmuebles que posea el deudor.

Recomendación:

La recomendación a nuestros clientes es verificar el estado de la deuda en Colpensiones para proceder a acudir ante la jurisdicción contenciosa, siempre que no haya caducado el medio de control, y solicitar un plazo de ampliación para la depuración de la deuda, toda vez que la experiencia nos demuestra que un alto porcentaje de la deuda presunta es depurable mediante el sistema electrónico de la entidad, probando el retiro de los trabajadores y los pagos en la planilla para los períodos correspondientes. Además, es fundamental detener el proceso de cobro coactivo y así evitar la práctica de medidas cautelares.

En cualquier etapa del proceso de cobro persuasivo se puede presentar el pago total de la obligación o la demostración de la inexistencia de esta, eventos en los que se dará por terminado el cobro persuasivo y se dispondrá el archivo del expediente.

Sin perjuicio de lo anterior Colpensiones tiene facultades de adelantar procesos de cobro coactivo, el cual está contenido en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario, dispuesto como una facultad para el cobro de acreencias a favor de entidades públicas, sin necesidad de acudir a la jurisdicción voluntaria.

Ahora bien, previo a la descripción de proceso de cobro coactivo es fundamental resaltar que Colpensiones podrá decretar medidas cautelares antes de librar el mandamiento de pago, o en cualquier momento del proceso. Razón por la cual, lo recomendable es solicitar nuevas prórrogas para la depuración de la deuda, y así procurar evitar la práctica del embargo o secuestro de bienes, aclarando que ello no garantiza plenamente el resultado limitante frente a dichas medidas cautelares.
El cobro coactivo inicia con el mandamiento de pago u orden de pago para que el ejecutado cancele la suma adeudad con los intereses que se causen desde cuando se hicieron exigibles. El mandamiento de pago debe ser notificado de manera personal y en caso de no surtirse se procederá a la notificación electrónica en los términos del CPACA. En este punto el deudor cuenta con excepciones al mandamiento de pago, las cuales están consagradas taxativamente en el artículo 831 del Estatuto Tributario, por lo que no es posible presentar otras diferentes a las señaladas a continuación:

1. El pago efectivo, o compensación.
2. La existencia de acuerdo de pago.
3. La falta de ejecutoria del título.
4. La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional de acto administrativo, hecha por autoridad competente.
5. La interposición de demandas de nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdicción contenciosos administrativa.
6. La prescripción de la acción de cobro.
7. La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que la profirió.

Las excepciones se resuelven mediante un acto administrativo que debe ser motivado, dentro del cual Colpensiones podrá declarar probadas total o parcialmente las mismas, u ordenará seguir adelante con la ejecución, embargo, secuestro, avalúo y remates de los bienes de deudor, respecto de las obligaciones contenidas en el mandamiento de pago. En contra de la resolución que resuelve las excepciones procede recurso de reposición de conformidad con lo establecido en el artículo 834 del Estatuto Tributario, el cual se decidirá mediante otro acto administrativo.

De esta manera, si vencido el término para excepcionar el deudor no propone excepciones o no cancela la obligación, se expedirá resolución que ordena seguir adelante con la ejecución, con fundamento en el artículo 836 del Estatuto Tributario. En el acto administrativo se ordenará el avalúo y remate de los bienes embargados y secuestrados, al igual que se practicará la liquidación del crédito, en contra de la cual no procede recurso alguno, sin perjuicio de traslado de tres días que tiene el ejecutado para formular las objeciones sobre la liquidación.

Por último, hemos observado como en el transcurso del año 2019 han aumentado los requerimientos hechos por Colpensiones a las empresas, solicitando los soportes de los aportes realizados en períodos de hace más de dos décadas, razón por la cual recomendamos a nuestros clientes reunir la información de aportes al sistema de seguridad social de manera previa, y así evitar contratiempos al momento de probar el cumplimiento de las normas.

Además, recomendamos que este tipo de requerimientos se manejen directamente con el área jurídica y de recursos humanos de la Compañía, puesto que es un trabajo conjunto de manejo del proceso propiamente administrativo y del área de nómina.