Pablo Hernández

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Reglas de aplicación del programa de apoyo al empleo formal

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El Gobierno Nacional expidió el Decreto Legislativo 639 de 2020, modificado por el Decreto Legislativo 677 de 2020 y la Resolución 1129 de 2020 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante las cuales se da vida y operatividad al “Programa de Apoyo al Empleo Formal – PAEF” por el cual se establece el subsidio a las nóminas por parte del Gobierno Nacional. Para un adecuado estudio se deben considerar los tres textos en su conjunto.

A continuación reconstruimos el panorama para conocer cuáles son las reglas definitivas y aplicables para la obtención del beneficio.

¿EN QUÉ CONSISTE EL SUBSIDIO? Pago del cuarenta por ciento (40%) de un salario mínimo por cada empleado de la nómina. Se redondeó esta suma en un equivalente a $351.000,oo.

¿QUIÉNES PUEDEN APLICAR AL BENEFICIO? Las reglas en este aspecto fueron ampliadas, pues se permite de manera expresa que algunas personas naturales y los consorcios y uniones temporales accedan al beneficio. En nuestro artículo anterior sobre el Decreto inicial, habíamos hecho énfasis sobre esta falencia.

En tal sentido, hoy en día pueden acceder al beneficio las personas jurídicas, naturales, consorcios y uniones temporales que cumplan con los siguientes requisitos generales:

  • Que hayan sido constituidas antes del 1 de enero de 2020.
  • Que cuenten con un registro mercantil renovado por lo menos en el año 2019.
  • Que cuenten con un producto de depósito en una entidad financiera (cuenta bancaria).
  • Que demuestren una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus ingresos.

¿QUÉ REGLAS PARTICULARES APLICAN PARA LAS PERSONAS NATURALES? A demás de los requisitos previstos con anterioridad, las personas naturales que deseen acceder al beneficio deberán tener en cuenta lo siguiente:

  • Estar inscritas en registro mercantil (ser comerciantes) antes del 1 de enero de 2020.
  • Tener por lo menos tres (3) empleados reportados en la PILA para el mes de febrero de 2020.
  • No pueden ser personas expuestas políticamente o tener relación con éstas.

¿ QUÉ REGLAS PARTICULARES APLICAN PARA LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES? A demás de los requisitos generales previstos con anterioridad, los consorcios y uniones temporales que deseen acceder al beneficio deberán tener en cuenta lo siguiente:

  • Se deberá aportar copia del Registro Único Tributario (RUT) en cambio del registro mercantil.
  • No podrán tener en cuenta los trabajadores previamente reportados para el beneficio por parte de las personas que conforman el consorcio o registro mercantil, ni viceversa.

¿QUÉ TRABAJADORES SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA POSTULACIÓN? El beneficio se aplicará respecto de aquellos trabajadores que cumplan con lo siguiente:

  • Solo se aplicará el beneficio considerando trabajadores formales. Es decir, aquellos vinculados a través de un contrato de trabajo y que estén afiliados al Sistema de Seguridad Social por cuenta de su empleador.
  • Aquellos trabajadores respecto de los cuales se están haciendo aportes al Sistema de Seguridad Social con un Ingreso Base de Cotización no menor a un salario mínimo.
  • Aquellos trabajadores que para el mes inmediatamente anterior al de la postulación al beneficio se haya cotizado el mes completo y a los cuales no se les haya aplicado la novedad de suspensión o licencia no remunerada.
  • Serán considerados los trabajadores que hayan sido reportados en la PILA correspondiente al periodo de cotización del mes inmediatamente anterior al de la postulación del beneficio. Se aclara que para las postulaciones del mes de mayo, solo serán tenidas en cuenta las planillas pagadas antes del 22 de mayo para el periodo de nómina de abril de 2020.
  • Por lo menos el ochenta por ciento (80%) de los trabajadores reportados (en la planilla del mes anterior a la aplicación al beneficio) deben coincidir con los reportados en la PILA del mes de febrero de 2020. En ningún caso el número de trabajadores beneficiarios podrá ser superior al reportado en la PILA de cotización del mes de febrero de 2020.

¿CÓMO SE CALCULA LA REDUCCIÓN DEL 20% EN LOS INGRESOS? Se determina que el postulante debe encontrarse en alguno de los dos escenarios que se presentan a continuación:

  • 20% de reducción de ingresos, comparando los ingresos del mes inmediatamente anterior al de la solicitud del beneficio respecto del mismo mes del año 2019. Por ejemplo, ingresos de mayo de 2020 versus ingresos de mayo de 2019.
  • 20% de reducción de ingresos, comparando los ingresos del mes inmediatamente anterior al de la solicitud del beneficio respecto del “promedio aritmético” (suma y división entre dos) de los ingresos de enero y febrero de 2020. Por ejemplo, ingresos de mayo de 2020 versus promedio de ingresos de enero y febrero de 2020.

Debemos advertir que la resolución no determina que los postulantes deban acogerse a uno u otro método de cálculo, por lo que consideramos que podrá optarse por cualquiera de los dos escenarios y en todo caso el más beneficioso tendiente a demostrar la reducción del 20% exigida.

Es importante tener en cuenta que se exige como obligación del beneficio, certificar qué método comparativo se utilizó en cada caso.

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DEL APOYO: Quienes cumplan con los requisitos dispuestos con anterioridad, deberán dirigir su solicitud ante una entidad financiera en la que tengan un producto de depósito (cuenta bancaria) aportando los siguientes documentos.

  • Formulario determinado por la UGPP, diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa, consorcio o unión temporal, o persona natural empleadora, en el que bajo gravedad de juramento se determina: i) La identificación del postulante según corresponda; ii) La intención de ser beneficiario del PAEF y iii) Que no se trata de una entidad con participación de la Nación y/o sus entidades descentralizadas superior al 50%.
  • Certificación firmada por representante legal o persona natural empleadora y revisor fiscal o contador público, según corresponda, en donde se acredite: i) Disminución de ingresos del 20%; ii) que los trabajadores sobre los que se recibirá el aporte efectivamente recibieron el salario correspondiente para el mes inmediatamente anterior o que se pagarán a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibir los recursos, en caso que se trate de la nómina del mes de abril de 2020.

Los términos para postulación al beneficio respecto de cada mes son los siguientes:

Mes al que se desea aplicar el beneficio Fecha de postulación – Entrega de documentos
Mayo Desde el 22 hasta el 29 de mayo
Junio Máximo el 17 de junio
Julio Máximo el 16 de julio

Una vez las entidades financieras reciban la postulación completa, deberán remitir la información a la UGPP quien determinará si hay o no lugar al beneficio. Este proceso se cumplirá en las siguientes fechas:

Mes al que se  desea aplicar el beneficio Fecha máxima en que Entidad Financiera debe remitir a la UGPP Fecha máxima en la que la UGPP debe pronunciarse
Mayo Máximo el 30 de mayo Máximo el 3 de junio
Junio Máximo el 19 de junio Máximo el 23 de junio
Julio Máximo el 21 de julio Máximo el 27 de julio

¿POR CUÁNTO TIEMPO APLICA EL BENEFICIO? Se ratifica la posibilidad de aplicar al beneficio en un máximo de tres (3) oportunidades durante los meses de mayo, junio y julio de 2020.

En cada oportunidad que se desee acceder al beneficio (segunda o tercera vez), se deberá cumplir con todos y cada uno de los procedimientos indicados, aunado a que se deberá presentar una certificación de representante legal y contador o revisor fiscal que acredite que los recursos previamente recibidos fueron efectivamente destinados para el pago de nómina.

¿CUÁL ES LA DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS? El nuevo Decreto no realizó modificación alguna en este aspecto, por lo que se mantiene la regla general de que los recursos facilitados deben ser destinados al pago de salarios, de tal forma que el destinatario final del apoyo será el trabajador.

Debemos precisar que en alguna de sus intervenciones el Ministro del Trabajo manifestó que no sería permitido el pago de vacaciones a través de estos recursos, sin embargo tal prohibición no quedó expresa en ninguna de las normas bajo estudio. En tal sentido, reiteramos nuestra recomendación de mantener los pagos directamente para el salario y excepcionalmente para pagos por vacaciones (a menos que posteriormente y de manera expresa se limite esta última posibilidad). No es recomendable destinar los recursos para otros conceptos como prestaciones sociales o beneficios o auxilios extralegales.

ASPECTOS GENERALES IMPORTANTES: Adicional a lo indicado, será necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • La solicitud del beneficio se podrá hacer ante cualquier entidad financiera en la que el postulante tenga un producto de depósito. Si cuenta productos en más de una entidad, podrá optar por cualquiera de ellas pero la aplicación a un beneficio posterior deberá hacerse siempre en la misma entidad.
  • No es requisito que el beneficiario tenga un convenio de nómina con la entidad financiera ante la cual se postulará.
  • Quienes hayan adquirido crédito de nómina a través del Fondo Nacional de Garantías deberán postularse ante la misma entidad en la que accedieron a dicho crédito. Sobre el particular, cuando la suma total de recursos recibida por estos beneficiarios en el mismo mes, por concepto de los créditos garantizados y el aporte estatal del PAEF, supere el valor total de las obligaciones laborales a cargo de dicho beneficiario, estos deberán abonar a dicho crédito un valor equivalente al del aporte estatal del PAEF recibido.
  • Quienes se encuentren en proceso de reestructuración o liquidación deberán presentar los documentos a través del promotor o liquidador.
  • La firma de los documentos y formularios de solicitud podrá ser digital, digitalizada, escaneada o manual.
  • No se admitirán correcciones en los documentos una vez hecha la postulación. Si la UGPP niega el beneficio, se podrá postular al mes siguiente, siempre que para el momento aún esté vigente.

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Autor: Pablo Hernández.
Contacto: [email protected] , [email protected]
Fecha de publicación: Mayo 21 del 2020.

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Reglas para aplicar al subsidio a la Nómina

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Como consecuencia de la ampliación de la emergencia económica, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 639 de 2020, “por el cual se crea el Programa de Apoyo al Empleo Formal – PAEF”, siendo este el mecanismo mediante el cual se otorga el tan esperado subsidio a las nóminas.

Aclaramos que aun cuando ya se publicó el Decreto, se está a la espera de la reglamentación por parte del Ministerio de Hacienda frente a algunos aspectos cruciales para la implementación y operatividad del auxilio, en particular lo relacionado al entendimiento sobre la regla de disminución de ingresos en un rango no inferior al 20%. Sin embargo, de manera preliminar presentamos los requisitos y condiciones expuestos en el Decreto, así como nuestras consideraciones frente a cada uno de ellos.

¿En qué consiste el subsidio? Pago del cuarenta por ciento (40%) de un salario mínimo por cada empleado de la nómina. Esto es equivalente a $351.120,oo.

¿Pueden aplicar todos los empleadores? No. Lamentablemente la norma excluyó de este beneficio a los empleadores que tienen la calidad de persona natural y lo determinó únicamente para las personas jurídicas que cumplan con los siguientes requisitos:

  • Que hayan sido constituidas antes del 1 de enero de 2020.
  • Que cuenten con un registro mercantil renovado por lo menos en el año 2019 (Respecto de aquellas empresas constituidas en 2018 o años anteriores.)
  • Que cuenten con un producto de depósito en una entidad financiera (cuenta bancaria).
  • Que demuestren una disminución del veinte por ciento (20%) o más en sus ingresos.

Aclaramos que este último requisito (acreditación de disminución de ingresos) está pendiente de reglamentación por parte del Ministerio de Hacienda. Sin embargo, de acuerdo con las publicaciones que esta misma cartera ha realizado hasta la fecha, tal reducción se verifica contrastando los meses de abril de 2020 y abril de 2019, o para las empresas constituidas después de abril de 2019, tomando como referencia los meses de enero y febrero de 2020.

Uno de los grandes cuestionamientos que surge es la utilización en la norma del término “ingresos”, de lo que no queda claro si se refiere a una reducción en la facturación del mes, como se mencionó en las publicaciones del Ministerio, o si se refiere a una disminución en el recaudo del mes. Esperamos que en la reglamentación que se realice se resuelva este cuestionamiento.

¿Qué trabajadores se deben considerar para aplicar al apoyo? Este es uno de los aspectos que mayor atención exige, pues el beneficio no aplica para todo el personal de la compañía sino para aquellos que cumplan con las siguientes condiciones:

  • Trabajadores formales. Es decir, aquellos vinculados a través de un contrato de trabajo y que estén afiliados al Sistema de Seguridad Social por cuenta de su empleador.
  • Aquellos trabajadores respecto de los cuales se están haciendo aportes al Sistema de Seguridad Social con un Ingreso Base de Cotización no menor a un salario mínimo.
  • Aquellos trabajadores que para el mes de la postulación al beneficio no se les haya aplicado la novedad de suspensión o licencia no remunerada.

¿Por cuánto tiempo aplica el beneficio? Las personas jurídicas que cumplan con todos los requisitos exigidos por la norma, podrán aplicar mensualmente al beneficio en un máximo de tres oportunidades durante los meses de mayo, junio y julio de 2020. No obstante, este periodo se amplía hasta el mes de agosto de 2020 para aquellas empresas que accedieron a alguna línea de crédito para nómina garantizada por el Fondo Nacional de Garantías.

En cada oportunidad que se desee acceder al beneficio (segunda o tercera vez), se deberá cumplir con todos y cada uno de los procedimientos indicados, aunado a que se deberá presentar una certificación de representante legal y contador o revisor fiscal que acredite que los recursos previamente recibidos fueron efectivamente destinados para el pago de nómina.

Procedimiento para la solicitud del apoyo: En la práctica, para acceder al beneficio se deberá:

  • Verificar que en efecto se cumplan los requisitos para acceder al beneficio.
  • Realizar la solicitud a través del representante legal de la empresa. Posiblemente se establecerá un formulario especial para tal fin.
  • Presentar certificación firmada por representante legal y contador o revisor fiscal en la que se acredite: i) el número de empleos formales que se mantendrán en el mes en el que se aplicará el beneficio; ii) la disminución de ingresos por un veinte por 20% y iii) que los recursos recibidos serán destinados al pago de salarios de los empleados formales.

¿Cuál es la destinación de los recursos? Es claro que la regla general es que los recursos facilitados por el Gobierno sean desatinados al pago de salarios, de tal forma que el destinatario final del apoyo será el trabajador. No obstante, surgen inquietudes como por ejemplo si el pago puede ser utilizado para sufragar las vacaciones que pueda estar disfrutando el trabajador que se ha acogido la opción que en este sentido ha promovido el gobierno nacional. Bajo una interpretación finalista de la norma, se podría concluir que se podría llegar a utilizar para el pago de la nómina en sentido amplio lo cual incluye la remuneración del descanso vacacional. No tendría razón de ser excluir a un trabajador por el hecho de haber tomado sus vacaciones en este período.

Ahora bien, no sugerimos que el apoyo se destine para otros conceptos, como sería prestaciones sociales o beneficios o auxilios no salariales. En este tipo medidas es importante la prudencia y, para evitar sanciones por parte de la UGPP, es prudente y recomendable restringirse a lo señalado por el decreto, es decir, dedicarlo al pago de salarios y de manera extensiva a las vacaciones. Hacemos énfasis es lo anterior, pues será la UGPP la entidad encargada de realizar las verificaciones de cumplimiento de la norma y en tal sentido se debe tener en cuenta el criterio fiscalizador de esa entidad, quien ha demostrado realizar una interpretación literal y absolutamente restrictiva de las normas.

Por su parte, en caso que se demuestre la indebida destinación de los dineros (pagos diferentes al salario y vacaciones), además de exigirse la devolución se expondrá la empresa y el representante legal a acciones disciplinarias, fiscales y penales. Incluso, si se presenta documentación que contenga información que no sea cierta, se podrá configurar la falsedad en documento, la cual se entendería de naturaleza pública (falsedad en documento público).

Reiteramos que existen aspectos pendientes de reglamentación por parte del Ministerio de Hacienda. Esperamos que en el curso de la presente semana se expida la misma para que se haga efectivo el beneficio para la primera quincena de mayo. Los mantendremos al tanto de manera oportuna.

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Autor: Pablo Hernández.
Contacto: [email protected] , [email protected]
Fecha de publicación: Mayo 11 del 2020.

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