Con el auge de las tecnologías de la información se han agilizado muchos procesos que antes eran lentos y no permitían un dinamismo en el mercado. Uno de estos, es el proceso de la firma documentos o contratos que llevan consigo la prestación o ejecución de servicios.
¿Alguna vez te has preguntado si la firma que está en tu documento es válida legalmente a la hora de exigir, entre otros, el pago del valor del contrato?
Primero debemos considerar que la firma manuscrita tiene validez cuando, existen elementos que identifican al firmante de forma irrevocable, lo cual puede realizarse por medio de pruebas periciales que determinan si los trazos de la firman son los característicos del firmante.
Estos elementos de validez cambian con la introducción de las tecnologías de la información, donde los elementos giran en torno a la identidad del documento e identificación por medio electrónico de la persona que está firmando el documento. De este punto tenemos la siguiente pregunta, ¿todas las firmas realizadas por medios electrónicos son válidas? La respuesta es no. Por eso, es importante que tu empresa conozca los elementos o características que le dan validez a las firmas, con el fin de evitar que se incurran en estos errores que pueden volverse un dolor de cabeza.
En Colombia la regulación que establece los límites y da las pautas para que una firma de este tipo tenga validez legal inicia en 1999 por medio de la Ley 527, que regula en términos generales el comercio electrónico. Dentro de los puntos más importantes de la Ley están las similitudes y diferencias entre la firma electrónica y digital, como los requisitos que necesita una firma realizada por medios electrónicos para que tenga valor probatorio.
¿Qué firmas son reconocidas por la ley como válidas?
Para que una firma sea válida y el documento cuente con elementos probatorios, debe tener los siguientes elementos establecidos dentro de la Ley 527 de 1999:
A. Autenticidad: La firma debe contar con un medio digital para garantizar que la persona que firmó el documento sea realmente la correcta. Un ejemplo de esto es la dirección IP del medio donde se firmó, el correo electrónico de la persona o la identificación biométrica del firmante que se puede hacer tomándole una foto al firmante.
B. Integridad: Se refiere a que la firma y el medio donde se firma no permite que el contenido del documento sea alterado.
C. Disponibilidad: El documento debe ser de fácil acceso y consulta para todos los firmantes en cualquier momento.
D. No repudio: Se refiere a que los firmantes no pueden indicar que desconocen el documento, ya que los elementos que permiten determinar la autenticidad de la firma, los identifican como firmantes.
Para que estos elementos se cumplan al momento de firmar el documento es necesario que este sea enviado por medio de un mensaje de datos (correo, plataforma web) que permita proteger la integridad del documento ante terceros, que la firma sea de fácil ejecución, y permita la identificación de los firmantes. Estos elementos nos permiten comprender qué firmas son válidas y cuáles no son válidas a la luz de la normativa actual.
Un ejemplo de las firmas que no son válidas y pueden afectar la ejecución de cobro de un contrato o la validez de este, es la firma fotografiada o escaneada en los documentos. Esta firma es comúnmente utilizada en muchos documentos y usualmente se entiende como válida al tener los trazos manuscritos de la persona que la firmó, pero como vimos anteriormente no cumple con ninguno de los requisitos de la Ley 527, por lo cual carece de validez.
Ahora, ¿qué medios pueden garantizar que una firma “digital” sea válida? En la actualidad existen 2 mecanismos y medios que garantizan que la firma cumpla con los requisitos legales, estos son la firma electrónica y la digital. Cada una cuenta con los elementos requeridos de disponibilidad, autenticidad, no repudio, e integridad, pero su diferencia recae únicamente en el medio y procesos de seguridad que se utilizan para lograr estos requisitos.
La firma electrónica es el proceso más ágil en la actualidad para realizar la firma de un documento por medios electrónicos, al contar con procesos de autenticación más ágiles como la identificación biométrica y procesos de seguridad que no son tan prolongados, sin que esta agilidad pierda de vista la confidencialidad y seguridad de la información. Por medio de plataformas como Adobesign o Zapsign, entre otros, las personas podrán firmar en cualquier parte del mundo el documento de forma casi inmediata, únicamente otorgando el número de teléfono de los firmantes o el correo electrónico además de confirmar con la firma del documento la identidad del firmante.
Otro medio que cuenta con los elementos de validez es la firma digital. Esta firma la producen las plataformas que han sido habilitadas por la ONAC y la principal diferencia de está con la firma electrónica radica en el proceso de autenticación el cual es más demorado al tener un procedimiento de firma encriptada por medio de procesos de doble firma, lo que genera que el proceso pueda aumentar el costo de firma.
Como conclusión, es importante que los procesos que se tomen al interior de la compañía para agilizar la firma de los documentos utilizando las tecnologías y sus herramientas, cuenten con los elementos necesarios para que la validez de estos sean los correctos. Utilizar plataformas dedicadas a estos procesos tales como Zapsign, Docusign y Adobe, permiten garantizar a la empresa que los documentos celebrados cuentan con la validez necesaria para tener efectos jurídicos.
Si quieres contar con la asesoría legal necesaria para proteger tu negocio, en el Área de Derecho Corporativo y Negocios Internacionales, podemos acompañarte en todos los procesos que necesita tu empresa.
Autor: Bernardo Sandoval Rodríguez
Contacto: brodriguez@scolalegal.com , info@scolalegal.com
Fecha de publicación: 12 de marzo 2025.
