En los ecosistemas actuales caracterizados por amplios cambios en el mercado y la necesidad de contar con un funcionamiento y operación dinámica, los manuales de cumplimiento, políticas de gobierno corporativo y los sistemas de gestión y prevención del riesgo pueden verse como elementos que limitan el dinamismo de la operación y ser solo documentos exigidos por la ley.
Entender estos documentos como fantasmas y solo considerarlos necesarios para cumplir las auditorias o requerimientos de las autoridades legales, es una tendencia peligrosa que le puede costar muy caro a la empresa, directores y a los trabajadores.
La realidad de los mercados nacionales e internacionales nos está enseñando que estos documentos almacenados en el escritorio o en una carpeta en el Drive de las empresas, pueden convertirse en herramientas fundamentales para proteger la supervivencia de las empresas.
Sobre este punto, es importante resaltar que la ventaja competitiva de una empresa no es solo el producto o factor diferencial ante el mercado sino la capacidad de sobrevivir y operar diariamente de forma segura y correcta.
A menudo se comete el error de ver al oficial de cumplimiento o al asesor legal como el “departamento del NO”. Esta visión debe cambiar. Un sistema de gestión de riesgos bien diseñado y operativo debe ser visto como un GPS corporativo: no está allí para impedir que el vehículo avance, sino para señalar dónde están los baches, evitar desvíos peligrosos y garantizar que el destino sea alcanzable de forma segura.
Cuando una empresa integra protocolos de debida diligencia en su operación diaria, no está perdiendo el tiempo; sino que está blindando su cadena de suministro. Al conocer a profundidad con quién se hace negocios (proveedores, socios, clientes) se puede evitar que la estructura societaria sea utilizada involuntariamente como un vehículo que pueda relacionarse con actividades ilícitas que pueden paralizar la operación y llevar a la pérdida del patrimonio que se construyó.
Un ejemplo de esto es el gobierno corporativo, documento que no solo debe ser elaborado para multinacionales y grandes empresas. Esta estructura debe entenderse como una herramienta fundamental para evitar que la subjetividad o los errores humanos puedan comprometer a todos los colaboradores.
Dentro de este documento, se pueden, entre otros, establecer límites claros de autoridad, los canales de denuncia que permiten que la empresa tenga herramientas para tomar medidas previas a que se ocasionen eventos o inconvenientes que puedan escalarse a una crisis empresarial.
Sobre este punto, es importante resaltar que cuando una empresa opera bajo manuales vivos, puede tomar decisiones basadas en datos y riesgos evaluados, mientras que si la empresa no cuenta con estas herramientas vive en un estado de reacción constante, donde cada imprevisto legal se convierte en un incendio forestal difícil de extinguir.
Así las cosas, los manuales deben dejar de ser documentos estáticos para convertirse en herramientas de prevención y ejecución de medidas. Si el equipo de compras no consulta el manual para validar un proveedor, el manual no existe. Si la junta directiva no se rige por sus propios estatutos para resolver conflictos de interés, la empresa es vulnerable.
En conclusión, la robustez de una empresa no se mide por su facturación, sino por la solidez de sus procesos internos. Tomar medidas previas no es un signo de desconfianza, sino de madurez corporativa.
Autor: Bernardo SandovalContacto: brodriguez@scolalegal.com , info@scolalegal.com
