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Ministerio de Trabajo reglamenta el procedimiento de habilitación y desarrollo del trabajo en casa para trabajadores del sector privado en Colombia

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Mediante Decreto 649 del 27 de abril de 2022 el Ministerio de Trabajo reglamentó el contenido de la Ley 2088 de 2021. En ese orden de ideas, en el presente boletín informativo realizaremos el análisis sobre algunas particulares de alto impacto que trae la reglamentación con el fin de brindar un entendimiento más amplio.

I. Alcance de expresión “circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales”

Recordemos que en atención a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 2088 de 2021 dicha medida se presenta “siempre y cuando se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que impidan que el trabajador pueda realizar sus funciones en su lugar de trabajo”.

Dicho esto, el Ministerio de Trabajo, definió el alcance de las expresiones señaladas definiendo como circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales aquellas que “aquellas situaciones extraordinarias y no habituales, que se estima son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos, extralaborales o propios de la órbita del trabajador o del empleador que permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo”.

II. Procedimiento para habilitación del trabajo en casa

La habilitación puede ser dada previa solicitud del trabajador o por  necesidad del empleador. Esto siempre y cuando se acredite la existencia de circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que justifiquen la medida. La reglamentación exige la disposición de un procedimiento que atienda a dar trámite a las solicitudes de habilitación de la medida de trabajo en casa. Por lo anterior, en el evento en que el empleador ya cuente con un procedimiento divulgado entre sus trabajadores en el cual regule especialmente lo referente al trabajo en casa, deberá ajustarlo conforme la reglamentación bajo análisis. Por el contrario, si el empleador no cuenta con un procedimiento consideramos conveniente que deberá construirlo aprendiendo las reglas que se señalarán a continuación:

Estudio de la solicitud de habilitación del trabajo en casa

Debe ser presentada por escrito. En medio físico o digital a elección del trabajador. Si bien la norma no lo menciona expresamente, consideramos que entendiendo la estrecha relación que existe entre el trabajo en casa y  la existencia de una circunstancia excepcional, ocasional o especial, es razonable que él en su solicitud exponga la situación que motiva su petición.

De igual manera, considerando que la norma exige que la situación que lo motiva sea superable es ajustado que se exija un término indicativo de la habilitación del trabajo en casa. En aquellos eventos en los cuales el trabajador realice la solicitud deberá considerar mínimamente lo siguiente:

  • Deberá indicar cuál es su cargo.
  • Indicar un tiempo estimado en el que se solicita la habilitación del trabajo en casa.
  • Capacidad logística (mobiliario, herramientas, conexión a telefonía, internet, servicios públicos, etc) con las que cuente para adelantar las funciones de su cargo remotamente.

El empleador contará con un término de cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud del trabajador para dar respuesta. La radicación de la solicitud no obliga al empleador a dar una respuesta positiva. Dentro del estudio de factibilidad de la solicitud, deberá validarse:

  • Que la labor que ejecuta el trabajador solicitante pueda desarrollarse a distancia.
  • Que el trabajador cuente con las herramientas requeridas para la habilitación del trabajo en casa.
  • Que la productividad no se vea afectada como consecuencia de la habilitación del trabajo en casa.

La norma no realiza ninguna distinción frente a los requisitos que deberá acreditar el empleador que requiera la habilitación del trabajo en casa, por lo tanto consideramos que al margen de esta situación la regla de procedencia de la habilitación del trabajo en casa supone la existencia de una circunstancia excepcional, ocasional o especial mínimamente el empleador debe atender a ello.

Habilitación del trabajo en casa

La norma no prevé ni obliga a las partes a suscribir un documento particular mediante el cual se formalice la habilitación del trabajo en casa. No obstante la norma sí realiza una exigencia frente a los requisitos mínimos que deberá tener dicho documento. Estas exigencias apuntan principalmente a las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las cuales se ejecutará el contrato de trabajo bajo este esquema; entre estos podemos destacar i) el término de habilitación[1], ii) recordatorio de sus funciones, iii) disposición o manejo de herramientas de trabajo iv) canales de comunicación y atención de reportes de novedades que se presenten.

Ahora bien, dentro de los aspectos novedosos y que se deben resaltar está la posibilidad para que la habilitación del trabajo en casa pueda surtirse desde el exterior. En tal escenario la norma, además de exigir el cumplimiento de la totalidad de los requisitos expuestos en otros acápites, obliga a las partes formalizar la habilitación de la medida por escrito.

Terminación de la habilitación del trabajo en casa

Finalmente, es preciso señalar que la norma no prevé mayores requisitos formales para finalizar la habilitación del trabajo en casa. Por tal razón encontramos válido que siempre y cuando dentro del documento mediante el cual se formalice dicha medida por las partes se haya establecido una fecha cierta de finalización del trabajo en casa, podrá notificarse unilateralmente por parte del empleador su finalización.

III. Obligaciones para los intervinientes durante el desarrollo del trabajo en casa

Durante la vigencia de la habilitación del trabajo en casa los intervinientes (empleador, trabajador y ARL) cuentan con unas responsabilidades puntuales, dependiendo de su rol, como se verá a continuación:

Para el empleador

Su obligación principal consiste a garantizar y verificar que las condiciones en las cuales se ejecute el trabajo bajo este esquema sean las adecuadas. Esto con el fin de prevenir la configuración de situaciones que representen una afectación en la salud e integridad del trabajador.

Es indispensable que se realice una identificación, valoración y control de los peligros o riesgos asociados al trabajo en casa, en el marco de la ejecución del SGSST. Esto con el fin de prevenir y poder gestionar con anticipación cualquier tipo de condición insegura en el centro de trabajo (casa). Aunado a lo anterior, esta gestión debe ser complementada con el diligenciamiento del formulario de habilitación de trabajo en casa dispuesto por la ARL correspondiente. Finalmente, el empleador deberá tomar acciones encaminadas a garantizar el respeto por la intimidad, la desconexión laboral, garantías frente al trato y cualquier otra que atañe a la prestación de los servicios bajo este esquema. Igualmente debe implementar canales de comunicación para atender novedades reportadas por el trabajador durante la vigencia de la habilitación.

Para el trabajador

Debe continuar con el cumplimiento de sus responsabilidades frente al SGSST; entre estas se destacan i) el autocuidado, ii) el reporte de cualquier condición potencialmente insegura, accidente o incidente de trabajo, enfermedad laboral, así como las incapacidades que le sean expedidas, iv) utilizar los EPP. Adicionalmente, el trabajador está obligado a continuar cumpliendo sus obligaciones respecto al buen manejo de herramientas de trabajo del empleador, así como los procedimientos en seguridad de la información que se tengan implementados.

[1] Recordemos que conforme lo dispone el artículo 7 de la Ley 2088 de 2021 que la medida podrá extenderse por un término de “tres (3) meses prorrogables por un término igual”. Así pues, sin perjuicio de que la misma normativa disponga que cuando las circunstancias persistan dentro del término podrá habilitarse hasta que desaparezcan no debemos desconocer el alcance de esta herramienta es transitorio. Por lo anterior sugerimos en la medida de lo posible indicar fechas de inicio y finalización.

Para la ARL

El acompañamiento de la ARL como asesora es la encargada de instruir a los empleadores sobre la metodología de identificación, valoración, evaluación y control de los riesgos o peligros asociados al trabajo en casa. Igualmente debe formular recomendaciones en relación con la Seguridad y Salud en el Trabajo de los trabajadores que cuenten con la habilitación del trabajo en casa.

Finalmente, se resalta la obligación para estas administradoras de realizar la adecuación tecnológica de sus plataformas con el fin que las empresas y aquellos trabajadores a quienes se les habilite el trabajo en casa puedan: i) adelantar actividades de asesoría virtual, ii) realizar reporte de accidentes de Trabajo y enfermedades laborales.

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Autor: Cristhian Camilo Varón.
Contacto: [email protected] , [email protected]
Fecha de publicación: Mayo 16 de 2022.