Tips prácticas frente a las obligaciones de protección de datos personales

Actualmente, la actividad del tejido empresarial en Colombia y el mundo, requiere, sin duda, el manejo de datos e información que circulan en diversos tipos de soporte, los cuales deben ser protegidos de manera efectiva por las empresas, organizaciones y entidades públicas, pues su uso fraudulento, lesionaría el derecho fundamental a la intimidad y al honor establecido en el artículo 15 de la Constitución Política.

Es por ello que, en Colombia, se expidió la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los cuales tienen por “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Así mismo, se establece que la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la legislación vigente.

Es en virtud de dicha facultad, que la Superintendencia de Industria y Comercio se ha preocupado por establecer límites al tratamiento de los datos de carácter personal de sus titulares, en aras de conseguir un efectivo cumplimiento del derecho fundamental a la intimidad, de manera que, cuando una empresa u organización no cumple convenientemente con la protección de información que maneja, puede verse expuesto a investigaciones y sanciones, las cuales pueden implicar.

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

Es por esto que, recomendamos a las empresas y organizaciones responsables o encargadas del tratamiento de datos personales, adopten los siguientes tips para evitar la imposición de estas multas y sanciones por el incumplimiento de la regulación para la protección de datos personales:

a) Obtener la autorización, por parte de los titulares, para el tratamiento de sus datos personales. Para tales efectos, es necesario informar sobre i) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; iii) los derechos que le asisten como titular; iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

b) Respetar el derecho de los titulares de suprimir sus datos personales para fines de marketing y publicidad.

c) Adoptar una política de tratamiento de datos personales.

d) Dar a los datos personales únicamente el tratamiento establecido en las finalidades establecidas en la autorización otorgada y/o en la política de tratamiento de datos personales.

e) Adoptar mecanismos apropiados para establecer la identidad de las personas que entregan su información.

f) Contar con los procedimientos y herramientas idóneas para custodiar la información personal que le ha sido entregada.

g) Registrar las bases de datos personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio, si está obligado a ello.