Nómina Electrónica

La DIAN anunció, a través de un Proyecto de Resolución, la nómina electrónica como un elemento más para la transformación digital de las empresas colombianas. La generación de la nómina electrónica se tiene prevista para que esta se integre con el sistema de facturación electrónica que ya está en funcionamiento.

La obligatoriedad para implementar la nueva nómina electrónica se tiene pronosticada de manera progresiva, de acuerdo con un calendario tentativo que contemplará diferentes grupos de obligados y plazos de obligatoriedad, así:

a. Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

b. Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

c. Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

d. Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

e. Entidades del estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

f. Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.

Ahora bien, según se plantea en el Proyecto de Resolución proferido por la DIAN, las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual y transmitirlos a la DIAN dentro de los primeros diez (10) días en el mes siguiente al cual debió generarse la información.

Una vez sea transmitida, la DIAN validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

Cuando cumplan con las reglas de validación, la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento como “Documento validado por la DIAN” y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, enviando la nómina validada y firmada a la empresa o entidad obligada que la generó, para su conservación y fines pertinentes.

Por el contrario, en caso de que el documento no cumpla con las reglas de validación, la DIAN remitirá un mensaje con el valor de “Documento Rechazado por la DIAN”, en el que se indicarán las causas por las cuales la validación ha sido fallida.

En este caso, se deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones, la cual tendrá que volver a ser transmitida para su validación por la DIAN, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.

No obstante, la Resolución proferida por la DIAN hasta el momento es solo un proyecto, el cual deberá ser aprobado para que sus disposiciones entren en vigencia. Sin embargo, se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de marzo de 2021.

Por último, consideramos que una buena opción para implementar la nómina electrónica en las compañías y, de este modo, evitar el incumplimiento de la normativa, es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN, de manera que sea a través de un tercero experto en estos procedimientos que se gestione su implementación.