Diferencias entre manuales internos y política de protección de datos personales

Todos los ciudadanos tenemos derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se almacene o se recopile en las bases de datos administradas por empresas privadas o entidades públicas. Este derecho está contemplado en la Ley 1581 de 2012, conocida como el Régimen General de Protección de Datos Personales, en el que, además, se señalan los principios y obligaciones que tienen todos aquellos que realicen el tratamiento de datos personales para garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data. Dichas obligaciones, son las siguientes:

a) Pedir Autorización previa y expresa del titular para captar, crear una base de datos y utilizarla de acuerdo con unos fines conocidos.

b) Establecer y aplicar una política de tratamiento de datos personales.

c) Custodiar los datos personales.

d) Registrar la base de datos.

Sobre la obligación específica de adoptar una política de tratamiento de datos personales, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, establecen que “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.

Dicha política, debe elaborarse en un lenguaje sencillo, y debe constar en medio físico o electrónico, con la siguiente información:

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad.

3. Derechos que le asisten como Titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.<

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Así las cosas, la política tiene por objeto, determinar las directrices sobre la protección de datos personales, cuyos destinatarios son los titulares.

En consecuencia, ésta no debe confundirse con el manual interno de políticas y procedimientos en el que, por su parte, explica todos los parámetros y reglas que utilizará la organización para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales, la cual, se dirige a los miembros internos, trabajadores y contratistas de la respectiva compañía, para que, dentro de la respectiva organización, los colaboradores tengan el conocimiento necesario sobre sus deberes y obligaciones en el tratamiento de datos personales, de manera que se garanticen los derechos establecidos para los Titulares de la información de carácter personal.