Contratar personas con discapacidad: qué deben hacer las empresas y qué beneficios pueden obtener

Desde el 25 de junio de 2026, las empresas con 100 o más trabajadores deben tener en su planta personas con discapacidad. Además, sigue vigente el artículo 31 de la Ley 361 de 1997, que contempla dos incentivos: la deducción en renta del 200 % de los salarios y prestaciones pagados a esos trabajadores y la reducción de la cuota de aprendices.

Las dos normas se refieren a la misma población, pero no la miden de la misma manera. La consecuencia práctica cabe en una frase: todo trabajador que habilita el beneficio tributario sirve para cumplir la cuota, pero no todo trabajador que sirve para la cuota habilita el beneficio.

1.       ¿Qué exige cada norma?

La cuota. El numeral 17 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, adicionado por el artículo 15 de la Ley 2466 de 2025, obliga a contratar o mantener contratados al menos dos trabajadores con discapacidad por cada 100 trabajadores permanentes, hasta llegar a 500. Por encima de esa cifra, se suma uno por cada 100 trabajadores adicionales. El único requisito de la persona es contar con el certificado de discapacidad expedido conforme a los lineamientos del Ministerio de Salud, actualmente previstos en la Resolución 1197 de 2024. La ley no exige un porcentaje mínimo.

El beneficio. El artículo 31 de la Ley 361 de 1997 reconoce beneficios al empleador que ocupe trabajadores con una limitación comprobada no inferior al 25 %. Ese umbral marca la diferencia: la cuota se acredita con el certificado; el beneficio exige, además, alcanzar el 25 %. El artículo 31 contempla dos incentivos distintos, que conviene analizar por separado: la deducción del 200 % en renta y la reducción de la cuota de aprendizaje.

2. ¿En qué consiste la deducción del 200 %?

El empleador obligado a declarar renta puede deducir el 200 % de los salarios y las prestaciones sociales pagados durante el año gravable a cada trabajador que cumpla el umbral, mientras subsista la limitación. En la práctica, ese pago laboral se resta dos veces de la base gravable: se deduce el 100 % como gasto de nómina y se suma un 100 % adicional como incentivo.

Un ejemplo. Si durante el año la empresa pagó a un trabajador $35.000.000 entre salario y prestaciones, podrá deducir $70.000.000. Para una persona jurídica con tarifa general del 35 %, los $35.000.000 adicionales de deducción representan un menor impuesto de $12.250.000 en ese año.

Para acceder a ella, la DIAN exige tres requisitos: contratar al trabajador con el 25 % comprobado, estar obligado a declarar renta y solicitar la deducción en el período gravable en que se hicieron los pagos. Además, los pagos deben cumplir los requisitos generales de deducibilidad, incluidos los aportes a seguridad social y parafiscales.

3.     ¿En qué consiste la reducción de la cuota de aprendices?

El segundo incentivo opera sobre una obligación diferente: la cuota de aprendices que fija el SENA. Como regla general, corresponde un aprendiz por cada 20 trabajadores y uno adicional cuando la fracción sea de 10 o más. Las empresas que tengan entre 15 y 20 trabajadores deben vincular un aprendiz. El parágrafo del artículo 31 permite disminuir hasta en un 50 % la cuota asignada cuando la empresa suscribe y ejecuta contratos de aprendizaje con personas cuya discapacidad comprobada no sea inferior al 25 %.

¿Cómo se aplica? Cada contrato de aprendizaje celebrado con una persona que cumpla ese umbral cubre el cupo de ese aprendiz y permite descontar otro cupo de la cuota asignada, hasta llegar al límite máximo del 50 %. Por eso, la reducción no opera automáticamente por contratar a un solo aprendiz ni elimina toda la cuota: depende del número de contratos elegibles y nunca puede superar la mitad de la obligación. En todo caso, el SENA debe autorizar la reducción en la resolución que fija la cuota.

Un ejemplo. Si el SENA asigna a una empresa una cuota de 10 aprendices, la reducción máxima es de 5. Si la empresa vincula a tres aprendices con discapacidad comprobada no inferior al 25 %, esos contratos cubren tres cupos y permiten descontar otros tres. En consecuencia, le bastará completar cuatro contratos de aprendizaje adicionales para cumplir la cuota. Si vincula a cinco aprendices que cumplan el requisito, esos contratos cubren cinco cupos y reducen los otros cinco; así, completa la obligación con esos cinco contratos. El beneficio no reduce impuestos: disminuye el número de contratos de aprendizaje necesarios para cumplir la cuota y el costo asociado.

4.     ¿Por qué el trabajador del beneficio de la Ley 361 siempre sirve para la cuota de la Ley 2466?

El trabajador con una discapacidad comprobada no inferior al 25 % satisface el umbral exigido para los beneficios del artículo 31 y, si cuenta con el certificado de discapacidad requerido por la Ley 2466, también puede contabilizarse para la cuota de discapacidad.

En la práctica, el trabajador que reúne y acredita los requisitos más estrictos del beneficio también satisface el requisito personal de la cuota. La relación funciona en un solo sentido: una persona puede contar para la cuota por tener certificado de discapacidad y, aun así, no habilitar la deducción ni la reducción de la cuota de aprendices si no acredita el umbral del 25 %.

La DIAN aclaró, en el Concepto 15589 (interno 1848) de 2025, que el carácter ahora obligatorio de la contratación no excluye la posibilidad de aplicar la deducción. Cumplir la cuota y deducir no son incompatibles: un mismo trabajador puede servir para ambas cosas.

5.     ¿Por qué no todo trabajador de la cuota habilita el beneficio?

Las dos normas emplean criterios distintos. La obligación de cuota prevista en la Ley 2466 sigue el modelo biopsicosocial de la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad: la discapacidad no se define por un porcentaje, sino por las barreras que limitan la participación de la persona en igualdad de condiciones.

El artículo 31 de la Ley 361, en cambio, conserva un criterio porcentual.

Por eso, una persona puede estar válidamente certificada y contar para la cuota, pero no habilitar la deducción si su nivel global queda por debajo del 25 %. Como el umbral está previsto en la ley, corresponde al legislador armonizar ambos regímenes.

6.     ¿Cómo se ve en una empresa?

Una empresa con 250 trabajadores permanentes debe tener al menos cuatro trabajadores con discapacidad. Supongamos que tiene estos cuatro:

Trabajador	Certificado	Nivel global	¿Cuenta para la cuota?	¿Habilita la deducción?
Ana	Sí	40 %	Sí	Sí
Bernardo	Sí	28 %	Sí	Sí
Carlos	Sí	15 %	Sí	No
Diana	En trámite	Por definir	Aún no	Aún no

La empresa cumple la cuota solo cuando Diana obtenga su certificado. Mientras tanto, tiene tres de los cuatro trabajadores requeridos. Cuando llegue a cuatro, podrá deducir los salarios y prestaciones de Ana y Bernardo, y también los de Diana si su nivel global alcanza el 25 %.

Si la empresa hubiera contratado pensando solo en la deducción, habría buscado perfiles como los de Ana y Bernardo, que también le servirían para cumplir la cuota. Si contrata pensando solo en la cuota, cualquiera de los cuatro perfiles le sirve, pero no todos habilitan el beneficio.

7.      ¿Hay matices que la empresa deba tener en cuenta?

La regla general se mantiene, pero conviene revisar dos situaciones:

• Aprendices. El Decreto 223 de 2026 excluye a los aprendices de la base de trabajadores permanentes con la que se calcula la cuota de discapacidad. La normativa expedida no aclara si un aprendiz con discapacidad puede contabilizarse para cumplirla. En cambio, sí establece que, si su grado global alcanza el 25 %, se activa la reducción de la cuota del SENA.

• Vigencia del beneficio. El artículo 31 aplica mientras subsista la limitación. Si un nuevo certificado refleja un nivel inferior al 25 %, el trabajador sigue contando para la cuota, pero la deducción deja de proceder.

8.     ¿Qué deben hacer las empresas desde ahora?

Se recomienda verificar por separado la cuota y el beneficio, aunque recaigan sobre las mismas personas.

Primero, inventariar a los trabajadores con discapacidad que ya están en la planta. Los trabajadores antiguos también cuentan para la cuota si tienen certificado, porque la ley obliga a contratar o mantener contratadas a estas personas. Además, algunos podrían habilitar una deducción que hoy no se está tomando.

Segundo, revisar el nivel global de discapacidad que consta en cada certificado. Ese dato define si procede la deducción y la reducción de aprendices, y debe quedar documentado para una eventual revisión de la DIAN.

Tercero, coordinar a las áreas de talento humano y de impuestos. La primera responde por la cuota ante el Ministerio del Trabajo; la segunda, por la deducción ante la DIAN.

Aviso legal: Este artículo ofrece una lectura general y no constituye asesoría para un caso concreto. La procedencia de la deducción depende del certificado de cada trabajador y de la situación tributaria de cada empresa.

Por: Diego Felipe Valdivieso Rueda