¿Cómo hacer para que la firma electrónica de un contrato, acta de asamblea o de junta o cualquier documento, sea válido?

En medio del distanciamiento social y el actual aislamiento preventivo que vivimos debido a la emergencia sanitaria declarada en todo el mundo por el Covid-19, el uso de la tecnología y de las diversas alternativas que ofrece, resulta indispensable para que los negocios sigan celebrándose y, de esta manera, las empresas continúen desarrollando su objeto social. Esto redunda en un innegable cambio en la forma de celebrar contratos, exteriorizar actos y, a su vez, generar cualquier tipo de documento.

Así las cosas, si bien era usual que la suscripción de documentos, actas y contratos antes de esta pandemia se hiciera a través de una firma tradicional o manuscrita, es decir, mediante un signo introducido por el puño y letra de una persona, ahora las empresas deben hacer uso de las nuevas tecnologías y comunicaciones, así como de las diversas herramientas que ofrece la legislación actual para estos efectos.

Por esto, tienen particular importancia la firma electrónica, definida como aquellos “métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”, y la firma digital, que es una especie de firma electrónica entendida como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”. Estos, son mecanismos de suscripción de documentos que, en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1998, son equivalentes funcionales de la firma manuscrita, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos
• Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
• Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. La confiabilidad de la firma electrónica es un requisito que se entiende satisfecho si:

i) los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante; y ii) es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

Así las cosas, salvo que la ley exija una formalidad particular y siempre que se cumplan con los requisitos antes mencionados, la firma electrónica es válida para suscribir contratos, actas de asamblea o de junta, cumpliendo así con lo dispuesto en el artículo 431 del Código de Comercio que impone esta obligación, y, en general, cualquier documento, surtiendo los mismos efectos de la firma manuscrita.